Belege, Quittungen, Bewirtungsbelege – Geschäftsausgaben sind in Deutschland, Österreich und der Schweiz ein echter Zeitfresser. Der Freiberufler, der am Jahresende seinen Schuhkarton voller Kassenzettel zum Steuerberater schleppt, oder die Unternehmensberaterin, die nach einer Dienstreise mühsam Fremdwährungsbelege ins Spesensystem tippt: Das kennen viele. Dabei wäre es mit dem richtigen Tool in Minuten erledigt.

Dieser Artikel stellt die besten Apps zur Erfassung von Geschäftsausgaben vor – mit Fokus auf die spezifischen Anforderungen des DACH-Raums. Wir bewerten jede App nach ihrer Fähigkeit, den GoBD-konformen Belegnachweis zu erfüllen, Verpflegungsmehraufwand korrekt abzurechnen und die Kilometerangaben steuerkonform zu dokumentieren.

Die rechtlichen Grundlagen sind klar: Nach §147 AO sind Belege in Deutschland 10 Jahre aufzubewahren, die GoBD regeln die digitale Belegerfassung im Detail. In Österreich gilt gemäß BAO eine Frist von 7 Jahren, in der Schweiz nach MWSTG ebenfalls 10 Jahre. Wer seine Belege digital erfasst, muss sicherstellen, dass die originale Lesbarkeit erhalten bleibt – genau hier trennen sich gute Apps von schlechten.

Zur Erinnerung: Die korrekten Verpflegungsmehraufwands-Pauschalen 2026 liegen in Deutschland bei 14 € für den An-/Abreistag und 28 € für volle Tage, in Österreich bei 26,40 €. Die Kilometerpauschale beträgt 0,30 € (DE), 0,42 € (AT) bzw. 0,70 CHF (CH). Eine App, die diese Werte automatisch hinterlegt, spart dir echte Arbeit.

1. Bill.Dock

Bill.Dock ist die erste Wahl für Freelancer, Berater und Unternehmer, die ihre Belege schnell und rechtskonform digitalisieren wollen – ohne Enterprise-Komplexität. Die App fotografiert einen Kassenzettel und erzeugt daraus automatisch einen vollständigen, GoBD-konformen Belegeintrag. Kein manuelles Abtippen, kein Vergessen.

Die KI-Texterkennung erreicht über 95 % Genauigkeit bei Standardbelegen und extrahiert automatisch Händlername, Datum, Gesamtbetrag und Mehrwertsteuer nach §15 UStG. Für die Steuerberaterin, die Mandantendaten sauber strukturiert braucht, oder den Architekten, der nach jedem Kundengespräch die Reisekosten dokumentiert, ist das ein echter Zeitgewinn.

Stärken und Einsatzszenarien

• Soforterfassung per Foto: Ein Schnappschuss genügt – die App erstellt daraus einen druckfertigen Beleg. Ideal für Außendienstmitarbeiter, Unternehmensberater und selbstständige Handwerker.
• DACH-Compliance ab Werk: Datenspeicherung auf EU-Servern in Frankfurt, DSGVO-konform. Damit erfüllst du die Anforderungen der GoBD ohne Zusatzkonfiguration.
• 150+ Währungen: Für Geschäftsreisen nach London, Warschau oder New York – Fremdwährungsbelege werden automatisch umgerechnet und korrekt dokumentiert.
• Delegierter Zugang: Im Enterprise-Tarif können Steuerberater oder Assistenzkräfte direkt auf deine Ausgaben zugreifen, sie kategorisieren und exportieren. Für Rechtsanwälte und Unternehmensberater mit hohem Belegaufkommen unverzichtbar.

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Preise und Verfügbarkeit

Bill.Dock bietet eine transparente Preisstruktur mit 30-tägiger Testphase – keine Kreditkarte nötig.

• Starter: 59 € pro Jahr
• Pro: 99 € pro Jahr
• Enterprise: 199 € pro Jahr

Website: https://www.billdock.io

Praktische Einschätzung

Bill.Dock ist kein Ersatz für ein vollständiges ERP-System wie SAP oder DATEV – es ist das ideale Werkzeug für Einzelpersonen und kleine Teams, die ihren Belegaufwand drastisch reduzieren wollen. Der Export in Excel, CSV und PDF ist standardmäßig enthalten und kompatibel mit lexoffice und sevDesk.

2. Expensify

Expensify ist eine ausgereifte, mobil-orientierte Plattform, die für ihre Geschwindigkeit beim Erfassen und Abrechnen von Belegen bekannt ist. Besonders für wachsende Unternehmen mit internationalem Reiseaufkommen bietet sie einen durchdachten Workflow. Die SmartScan-Technologie ist schnell und für die meisten Standardbelege zuverlässig.

Die Plattform bietet automatische Richtlinienprüfungen, Kilometererfassung und direkte Synchronisierung mit Buchhaltungssoftware. Für DACH-Nutzer empfiehlt sich die Prüfung der DATEV-Exportfunktion, da viele Steuerberater in Deutschland ausschließlich mit DATEV arbeiten.

Zielgruppe und Kernfunktionen

Expensify eignet sich besonders für kleine bis mittelgroße Unternehmen und Vielreisende, die eine robuste Komplettlösung suchen.

• Preise: Monatliche Gebühr pro aktivem Nutzer, Einstiegstarife für kleine Teams.
• Vorteile: Sehr flüssige mobile Benutzererfahrung; schnelle Belegerfassung; transparent gestaltete Einstiegspreise.
• Nachteile: Die besten Konditionen sind an die Nutzung der Expensify-Kreditkarte gekoppelt, was für DACH-Unternehmen oft nicht praktikabel ist. Für Einzelpersonen ist ein fokussiertes Tool wie Bill.Dock oft effizienter.

Website: https://www.expensify.com

3. SAP Concur Expense

SAP Concur ist die Enterprise-Lösung für umfassendes Reisekosten- und Spesenmanagement. Für mittlere und große Unternehmen, die bereits auf SAP-Produkte setzen, bietet Concur tiefe Integrationen in bestehende Finanz- und HR-Systeme sowie ausgefeilte Genehmigungsworkflows.

Das System verbindet Reisebuchung, Spesenabrechnung und Rechnungsmanagement. Durch die Integration mit Unternehmenskreditkarten entstehen Ausgabeneinträge automatisch. Wer Spesenberichte automatisieren will und dabei strikte interne Richtlinien und GoBD-Anforderungen einhalten muss, findet in Concur ein mächtiges Werkzeug.

Zielgruppe und Kernfunktionen

SAP Concur eignet sich für mittlere bis große Unternehmen mit formalisierten Reisekostenrichtlinien und komplexen Compliance-Anforderungen, insbesondere jene, die die SAP-Produktpalette bereits einsetzen.

• Preise: Individuell nach Unternehmensgröße, Funktionsumfang und Transaktionsvolumen. Generell im oberen Preissegment.
• Vorteile: Unübertroffene Kontrollfunktionen für Unternehmensrichtlinien und revisionssichere Dokumentation. Umfangreiches Ökosystem an ERP-, HR- und Reisedienstleister-Integrationen.
• Nachteile: Konfigurationsaufwand ist erheblich. Für Freelancer oder kleine Teams eindeutig überdimensioniert.

Website: https://www.concur.com

4. Zoho Expense

Zoho Expense bietet einen umfangreichen Funktionsumfang zu einem für kleine und mittelständische Unternehmen attraktiven Preis. Besonders für Betriebe, die bereits andere Zoho-Produkte wie Zoho Books oder Zoho CRM nutzen, ist die Integration nahtlos. Die Plattform eignet sich gut als kostengünstiges Einstiegssystem für Teams, die strukturierte Genehmigungsprozesse benötigen.

Die Plattform beherrscht Belegscan, Kilometererfassung und mehrstufige Genehmigungsworkflows. Für DACH-Unternehmen ist relevant: Die Tagegeld-Funktion muss für deutsche, österreichische und Schweizer Pauschalen manuell konfiguriert werden, da Zoho primär auf US-Märkte ausgerichtet ist.

Zielgruppe und Kernfunktionen

Zoho Expense eignet sich für KMUs, insbesondere jene, die bereits Zoho-Produkte verwenden und strukturierte Genehmigungsprozesse mit mehreren Ebenen benötigen.

• Preise: Kostenloser Plan für bis zu drei Nutzer; bezahlte Pläne sind sehr wettbewerbsfähig.
• Vorteile: Hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis mit umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten bei Richtlinien und Genehmigungen.
• Nachteile: Fortgeschrittene Reisekostenfunktionen erst in höheren Tarifen; DACH-spezifische Pauschalen nicht voreingestellt; wachsende Zusatzkosten durch Add-ons.

Website: https://www.zoho.com/expense

5. lexoffice (DACH-Alternative zu QuickBooks)

Für Selbstständige und kleine Unternehmen in Deutschland ist lexoffice eine der beliebtesten integrierten Buchhaltungslösungen. Im Gegensatz zu QuickBooks Online ist lexoffice vollständig auf den deutschen Markt ausgerichtet: Deutsche Steuerformulare, ELSTER-Anbindung, GoBD-konforme Buchführung und ein Steuerberater-Portal sind nativ integriert.

Die App erfasst Belege per Foto und bucht sie automatisch in die Buchhaltung. Für Freiberufler, die §4 EStG-konforme Ausgaben dokumentieren müssen, bietet lexoffice eine schlüsselfertige Lösung ohne komplizierte Konfiguration. Die Kombination mit Bill.Dock als primärem Belegscanner und lexoffice als Buchhaltungslösung ist ein sehr verbreitetes Setup in der deutschen Selbstständigen-Community.

Zielgruppe und Kernfunktionen

lexoffice eignet sich ideal für Selbstständige, Freiberufler und kleine GmbHs in Deutschland, die eine vollintegrierte, DACH-konforme Lösung suchen.

• Preise: Verschiedene Tarife ab ca. 7 € pro Monat, abhängig vom Funktionsumfang (Buchhaltung, Lohn, etc.).
• Vorteile: Vollständige DACH-Compliance; ELSTER-Anbindung; Steuerberater-Zugang inklusive; einfache Einrichtung.
• Nachteile: Primär für den deutschen Markt; internationale Unternehmen mit komplexen Anforderungen stoßen schnell an Grenzen.

Website: https://www.lexoffice.de

6. sevDesk

sevDesk ist eine weitere starke deutsche Alternative mit besonderem Fokus auf Rechnungsstellung, Belege und Buchhaltung für Selbstständige und kleine Unternehmen. Die App ist intuitiv gestaltet und deckt den gesamten Workflow von der Belegerfassung bis zur USt-Voranmeldung ab.

Belege können per App fotografiert oder per E-Mail eingereicht werden. sevDesk erkennt die relevanten Felder automatisch und schlägt eine Buchungskategorie vor. Für Soloselbstständige, die ihre Steuererklärung möglichst eigenständig vorbereiten wollen, ist sevDesk eine solide Wahl. Für komplexe Reisekostenabrechnungen mit Verpflegungsmehraufwand empfiehlt sich die Kombination mit spezialisierten Tools wie dem Reisekosten-Rechner von Bill.Dock.

Zielgruppe und Kernfunktionen

sevDesk eignet sich für Freelancer, Soloselbstständige und kleine GmbHs in Deutschland und Österreich, die eine günstige, einfach bedienbare Gesamtlösung suchen.

• Preise: Tarife ab ca. 9 € pro Monat, je nach eingebundenem Funktionsumfang.
• Vorteile: Sehr benutzerfreundlich; gute Belegscan-Funktion; DATEV-Export; faire Preisgestaltung.
• Nachteile: Für Unternehmen mit internationalem Reiseaufkommen und komplexen Fremdwährungsbelegen weniger geeignet als spezialisierte Apps.

Website: https://sevdesk.de

7. Rydoo

Rydoo ist eine moderne Spesenmanagement-Plattform mit starkem Fokus auf internationale Compliance. Sie eignet sich besonders gut für mittelständische Unternehmen, die Mitarbeiter in mehreren europäischen Ländern haben und unterschiedliche Tagegeld-Regelungen automatisch berücksichtigen wollen.

Die Plattform unterstützt länderspezifische Tagegeldregelungen und bietet flexible, mehrstufige Genehmigungsworkflows. Für Unternehmen mit Niederlassungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz, die einheitliche Spesenrichtlinien durchsetzen wollen, ist Rydoo eine sinnvolle Option. Preise werden in Euro ausgewiesen, was die Budgetplanung erleichtert.

Zielgruppe und Kernfunktionen

Rydoo eignet sich für wachsende KMUs und internationale Organisationen, die ein konformes, benutzerfreundliches Spesensystem mit komplexen Genehmigungsketten und Tagegeld-Verwaltung benötigen.

• Preise: Klare Tarifstruktur mit nutzungsbasierter Abrechnung (pro aktivem Nutzer/Monat). Preisangaben in EUR.
• Vorteile: Exzellente Unterstützung für internationale Compliance, inkl. Tagegeld und länderspezifische Steuerregelungen. Kein Zahlen für inaktive Nutzer.
• Nachteile: Für Einzelpersonen oder sehr kleine Teams oft überdimensioniert.

Website: https://www.rydoo.com

8. Circula

Circula ist eine speziell auf den DACH-Markt ausgerichtete Spesenmanagement-Plattform. Das Besondere: Circula bildet die deutschen Steuerpauschalregelungen nativ ab – Verpflegungsmehraufwand, Kilometerpauschale, Übernachtungskosten – und ist vollständig GoBD-konform. Integrationen mit DATEV, lexoffice und SAP stehen zur Verfügung.

Für HR- und Finance-Teams in deutschen Unternehmen ist Circula ein echter Gewinn: Die Plattform automatisiert die Prüfung auf korrekte Pauschalen (z.B. 28 € Tagespauschale 2026), erkennt Belege automatisch per App-Scan und leitet sie durch einen definierten Genehmigungsprozess. Auch die Nettolohnoptimierung über steuerfreie Sachbezüge ist integriert.

Zielgruppe und Kernfunktionen

Circula eignet sich für Unternehmen ab ca. 20 Mitarbeitern in Deutschland und Österreich, die eine DACH-native Komplettlösung für Reisekosten und Spesenmanagement suchen.

• Preise: Auf Anfrage, typischerweise monatliche Lizenzgebühr pro Mitarbeiter.
• Vorteile: Beste DACH-Compliance aller verglichenen Tools; native Tagegeldberechnung nach deutschen/österreichischen Steuerregeln; DATEV-Integration.
• Nachteile: Weniger geeignet für Freelancer und sehr kleine Teams; Preise erst auf Anfrage.

Website: https://www.circula.com

9. Navan Expense (ehem. TripActions)

Navan Expense ist eine kombinierte Reisekosten- und Spesenmanagement-Plattform, die Reisebuchung und Ausgabenerfassung in einem System vereint. Für Unternehmen, bei denen Geschäftsreisen ein wesentlicher Kostentreiber sind, ist dieser integrierte Ansatz ein klarer Vorteil.

Die Plattform bietet ein umfangreiches Reiseinventar, Self-Service-Buchungsänderungen und 24/7-Support. Ausgaben werden über virtuelle und physische Karten in Echtzeit erfasst und automatisch kategorisiert. Für Finance-Teams bedeutet das weniger Überraschungen bei der Abrechnung. Ergänzend lohnt sich ein Blick auf den Spesenabrechnung-Leitfaden von Bill.Dock.

Zielgruppe und Kernfunktionen

Navan eignet sich für Unternehmen aller Größen, deren Ausgabenmanagement eng mit Mitarbeiterreisen verknüpft ist.

• Preise: Navan Business als kostenloser Einstieg für kleinere Teams; Enterprise-Plan für erweiterte Kontrollfunktionen.
• Vorteile: Integriertes Reise- und Spesenmodell sehr effektiv; ausgereifte Plattform mit robusten Reisefunktionen.
• Nachteile: Leistungsfähigste Funktionen nur in teureren Enterprise-Tarifen; für reisearme Unternehmen zu komplex.

Website: https://navan.com

10. Papierkram (DACH-Lösung für Freelancer)

Papierkram ist eine deutschsprachige Buchhaltungs- und Rechnungssoftware, die sich speziell an Freelancer und kleine Unternehmen richtet. Die App bietet neben Rechnungsstellung auch eine einfache Belegerfassung und Ausgabenverwaltung – alles vollständig auf Deutsch und GoBD-konform.

Besonders praktisch: Papierkram bietet eine kostenlose Grundversion für Freelancer mit einfacher Buchführung. Belege können fotografiert und hochgeladen werden; der integrierte Steuerberater-Export erleichtert die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Für Nutzer, die eine einfache DACH-Lösung ohne Schnickschnack suchen, ist Papierkram ein sehr guter Einstieg.

Zielgruppe und Kernfunktionen

Papierkram eignet sich ideal für Freelancer und Soloselbstständige in Deutschland, die eine einfache, kostenlose oder günstige Buchhaltungslösung suchen.

• Preise: Kostenlose Basisversion; Premiumfunktionen ab ca. 12 € pro Monat.
• Vorteile: Vollständig auf Deutsch; GoBD-konform; kostenloser Einstieg; Steuerberater-Schnittstelle.
• Nachteile: Weniger leistungsfähige KI-Belegscan-Funktion als spezialisierte Apps wie Bill.Dock; begrenzte Skalierbarkeit für wachsende Teams.

Website: https://www.papierkram.de

11. DATEV (Unternehmen Online)

DATEV Unternehmen Online ist der De-facto-Standard für die digitale Belegverwaltung in der deutschen Steuerberatungsbranche. Wenn dein Steuerberater mit DATEV arbeitet – und das tun die meisten in Deutschland – ist DATEV Unternehmen Online die direkteste Schnittstelle für die digitale Belegübergabe.

Belege werden per App fotografiert oder als PDF hochgeladen und landen direkt im DATEV-System deines Steuerberaters. Die Lösung ist vollständig GoBD-konform und erfüllt alle Anforderungen der §147 AO. Der Nachteil: DATEV ist kein modernes Consumer-Produkt – die Benutzeroberfläche ist sachlich, nicht intuitiv, und die Einrichtung erfordert Unterstützung durch den Steuerberater.

Zielgruppe und Kernfunktionen

DATEV Unternehmen Online eignet sich für alle Unternehmen in Deutschland, deren Steuerberater DATEV nutzt und die eine direkte digitale Belegübergabe ohne Medienbruch wollen.

• Preise: Monatliche Grundgebühr, variiert je nach genutzten Modulen und Steuerberater-Vereinbarung.
• Vorteile: Direkter Datenaustausch mit dem Steuerberater ohne Exportaufwand; maximale GoBD-Konformität; §147 AO-konform.
• Nachteile: Benutzeroberfläche veraltet; kein echter mobil-first Ansatz; funktioniert nur im DATEV-Ökosystem.

Website: https://www.datev.de

12. Ramp / Brex (US-Plattformen mit eingeschränkter DACH-Relevanz)

Tools wie Ramp und Brex sind auf dem US-Markt sehr populär: kostenlose Unternehmenskarten, automatische Belegerfassung, starke Buchhaltungsintegrationen. Für DACH-Unternehmen sind sie jedoch nur eingeschränkt relevant, da Reimbursements und Kartenausstellung primär auf den US-Markt ausgerichtet sind.

Wer in Deutschland oder Österreich arbeitet und US-Niederlassungen oder -Kunden hat, kann diese Tools für den US-Teil einsetzen. Für die eigene DACH-Compliance – GoBD, UStG, BAO – sind sie jedoch nicht ausgelegt. Hier bleiben Bill.Dock, Circula oder DATEV die bessere Wahl.

Zielgruppe und Kernfunktionen

Ramp und Brex eignen sich für US-amerikanische Unternehmen oder für internationale Teams, die primär in den USA operieren.

• Preise: Kostenloser Kernplan bei beiden; erweiterte Funktionen gegen monatliche Gebühr pro Nutzer.
• Vorteile: Sehr leistungsfähige kostenlose Einstiegspläne; starke Automatisierung und Kartenintegration im US-Markt.
• Nachteile: Kein DACH-Support für Reimbursements, GoBD oder USt-Compliance; Kernfunktionen an US-Kreditkarten geknüpft.

Websites: https://ramp.com | https://www.brex.com

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Die richtige Wahl treffen: Fazit für DACH

Bei der Auswahl der richtigen App kommt es auf deinen konkreten Workflow an, nicht auf Featurelisten. Im DACH-Raum gelten besondere Anforderungen, die viele internationale Tools nicht erfüllen: GoBD-konforme digitale Belegerfassung, korrekte Tagegeldpauschalen nach §4 Abs. 5 EStG, revisionssichere Aufbewahrung nach §147 AO und die Möglichkeit, nahtlos mit einem DATEV-affinen Steuerberater zu arbeiten.

Deine Anforderungen bestimmen das beste Tool

• Wer bist du? Freelancer, kleines Team, internationales KMU oder Großunternehmen? Ein Tool für den CFO eines Konzerns hat andere Prioritäten als eine App für eine freiberufliche Unternehmensberaterin unterwegs.
• Was ist dein größtes Problem? Zu viele Kassenzettel? Fremdwährungsbelege? Unklare Tagegeldberechnung? Zu viel manuelle Eingabe? Definiere den wichtigsten Engpass und wähle das Tool, das ihn am besten löst.
• Wie wichtig ist DATEV-Integration? Falls dein Steuerberater DATEV nutzt (in Deutschland sehr häufig), ist ein Tool mit DATEV-Export oder direkter Anbindung Gold wert.
• Wo sind deine Daten? Für DACH-Unternehmen ist Datensouveränität kein Buzzword, sondern eine rechtliche Anforderung. EU-Server (idealerweise Frankfurt oder Wien) und DSGVO-Konformität sollten Pflichtkriterien sein.

Warum ein fokussiertes Tool oft gewinnt

Für Berater, Architekten, Anwälte oder selbstständige Handwerker ist das Ziel klar: Einen Stapel Belege mit minimalem Aufwand in saubere, strukturierte Daten verwandeln. Genau hier zeigt Bill.Dock seinen Wert. Kein Kartenausstellungssystem, kein komplexes Procurement-Modul – nur schnelle, präzise Belegerfassung mit über 95 % KI-Genauigkeit, nahtlose Mehrwährungsunterstützung für 150+ Währungen und sicherer Delegierter-Zugang für Steuerberater oder Assistenz.

Das eliminiert die häufigsten Frustrationen: verblasste Thermopapier-Quittungen, vergessene Kleinbelege und der lästige Freitagabend-Ping vom Buchhaltungsteam. Nutze unsere kostenlosen Rechner für Verpflegungsmehraufwand, Kilometerpauschale, Tagegeld und die vollständige Spesenabrechnung 2026 – direkt in deinen Workflow integriert.

Das beste Tool ist das, das zu deinem Prozess passt, ohne ihn zu verändern. Teste vor dem Kauf mit deinen schwierigsten Belegen: der langen, verblassten Tankstellenquittung, der handschriftlichen Rechnung und dem Fremdwährungsbeleg aus dem letzten London-Termin. Der Praxistest zeigt schnell, welche App wirklich für deinen Alltag gebaut wurde.

Bereit, den manuellen Aufwand bei der Belegerfassung zu eliminieren? Bill.Dock ist für vielbeschäftigte Profis entwickelt, die schnelle, präzise und GoBD-konforme Spesenverwaltung ohne Enterprise-Komplexität brauchen. Starte jetzt deinen kostenlosen 30-Tage-Test auf Bill.Dock – ohne Kreditkarte.