Die Verwaltung von Geschäftsausgaben gehört zu den zeitaufwändigsten Aufgaben im Unternehmensalltag – ob als Freiberufler, GmbH-Geschäftsführer oder Kleinunternehmer. In Deutschland kommen dabei besondere Anforderungen hinzu: Die Einhaltung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form), die korrekte Erfassung der Umsatzsteuer (USt/MwSt) nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) und die revisionssichere Archivierung aller Belege stellen hohe Anforderungen an jede Buchhaltungslösung.

In diesem umfassenden Vergleich stellen wir Ihnen die 12 besten Spesenmanagement-Software-Lösungen vor, die 2024 auf dem deutschen Markt verfügbar sind. Wir bewerten jede Lösung anhand ihrer Eignung für deutsche Unternehmen, der Kompatibilität mit DATEV, lexoffice und anderen deutschen Buchhaltungssystemen sowie der Einhaltung deutscher Steuer- und Handelsvorschriften.

Warum professionelles Spesenmanagement unverzichtbar ist

In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt reicht es nicht mehr aus, Belege in Schuhkartons zu sammeln oder Excel-Tabellen zu pflegen. Professionelle Spesenmanagement-Software bietet entscheidende Vorteile:

• Zeitersparnis: Automatische Belegerfassung per OCR reduziert den manuellen Aufwand um bis zu 80 %.
• Compliance: GoBD-konforme Archivierung und automatische Prüfung der Pflichtangaben auf Rechnungen gemäß § 14 UStG.
• Vorsteuerabzug: Korrekte Erfassung und Zuordnung der Umsatzsteuer sichert den Vorsteuerabzug beim Finanzamt.
• Transparenz: Echtzeit-Übersicht über alle Geschäftsausgaben für bessere Budgetplanung.
• Steuerberater-Anbindung: Nahtlose Übergabe der Daten an den Steuerberater, idealerweise per DATEV-Schnittstelle.

Kosten manueller Spesenverwaltung

Studien zeigen, dass die manuelle Bearbeitung einer einzelnen Spesenabrechnung in Deutschland durchschnittlich 20 bis 30 Minuten dauert und Kosten von 25 bis 45 EUR pro Abrechnung verursacht. Bei einem mittelständischen Unternehmen mit 50 Mitarbeitern summiert sich das schnell auf über 50.000 EUR pro Jahr – nur für die Verwaltung von Belegen und Reisekosten.

Besondere Anforderungen in Deutschland

Der deutsche Markt stellt spezifische Anforderungen an Spesenmanagement-Software, die internationale Lösungen oft nicht vollständig erfüllen:

GoBD-Konformität

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) des Bundesministeriums der Finanzen schreiben vor, dass digitale Belege:

• Unveränderbar gespeichert werden müssen (Revisionssicherheit)
• Eine Verfahrensdokumentation vorliegen muss
• Die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (§ 147 AO) eingehalten wird
• Ein Zeitstempel bei der Digitalisierung erfasst wird
• Das Original vernichtet werden darf, wenn die Digitalisierung ordnungsgemäß erfolgt ist

Umsatzsteuer und Vorsteuerabzug

Für den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG muss jede Rechnung die Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang der Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt (Nettobetrag)
• Anzuwendender Steuersatz (19 % oder 7 %) sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag

Eine gute Spesenmanagement-Software prüft diese Angaben automatisch und warnt bei fehlenden Pflichtfeldern – bevor das Finanzamt bei der nächsten Betriebsprüfung Beanstandungen hat.

Kleinbetragsrechnungen

Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto (§ 33 UStDV) gelten vereinfachte Anforderungen. Hier genügen:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Gegenstände/Leistung
• Bruttobetrag und Steuersatz

Reisekostenabrechnung

Die Abrechnung von Reisekosten unterliegt in Deutschland besonderen Regeln gemäß dem Einkommensteuergesetz (EStG):

• Verpflegungsmehraufwand: Pauschalen von 14 EUR (Abwesenheit > 8 Stunden) bzw. 28 EUR (Abwesenheit > 24 Stunden) gemäß § 9 Abs. 4a EStG
• Übernachtungspauschale: 20 EUR pro Nacht bei Inlandsreisen (oder tatsächliche Kosten)
• Kilometerpauschale: 0,30 EUR pro Kilometer für den Einsatz des privaten PKW
• Auslandsreisekosten: Länderspezifische Pauschalen gemäß BMF-Schreiben

DATEV-Kompatibilität

DATEV ist der de-facto-Standard in der deutschen Steuerberatung. Über 40.000 Steuerberater und Wirtschaftsprüfer arbeiten mit DATEV-Lösungen. Eine Spesenmanagement-Software sollte daher idealerweise eine DATEV-Schnittstelle bieten, um den Datenaustausch mit dem Steuerberater zu vereinfachen – sei es über den DATEV-Belegbildservice, DATEV Unternehmen online oder den DATEV-Buchungsstapelexport.

E-Rechnung ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im strukturierten Format (XRechnung, ZUGFeRD) zu empfangen. Ab 2027 wird die Ausstellung von E-Rechnungen für bestimmte Unternehmen verpflichtend. Ihre Spesenmanagement-Software sollte diese Formate bereits unterstützen.

Die 12 besten Spesenmanagement-Lösungen im Überblick

Wir haben die führenden Lösungen auf dem deutschen Markt anhand folgender Kriterien bewertet:

• GoBD-Konformität und revisionssichere Archivierung
• Automatische Belegerfassung und OCR-Qualität
• Umsatzsteuer-Handling (19 % / 7 % / Reverse Charge / innergemeinschaftlicher Erwerb)
• DATEV-Schnittstelle und Integration mit deutschen Buchhaltungslösungen
• Reisekostenabrechnung nach deutschen Pauschalen
• Preis-Leistungs-Verhältnis für deutsche KMU
• Mobile App und Benutzerfreundlichkeit
• Support auf Deutsch

1. Bill.Dock – Der Spezialist für intelligente Belegerfassung

🏆 Unsere Empfehlung für deutsche Unternehmen und Freiberufler

Bill.Dock wurde speziell für die Anforderungen des deutschen Marktes entwickelt und bietet eine intelligente, KI-gestützte Belegerfassung, die sich nahtlos in bestehende Buchhaltungsworkflows integriert.

Hauptfunktionen

• KI-gestützte Belegerfassung: Automatische Erkennung und Extraktion aller relevanten Rechnungsdaten – inklusive USt-IdNr., Steuersätze, Rechnungsnummern und Zahlungskonditionen.
• GoBD-konforme Archivierung: Revisionssichere Speicherung aller Belege mit Zeitstempel und Unveränderbarkeit – vollständig konform mit den GoBD-Anforderungen.
• Automatische Prüfung nach § 14 UStG: Bill.Dock prüft eingehende Rechnungen automatisch auf Vollständigkeit der Pflichtangaben und warnt bei fehlenden Informationen.
• DATEV-Integration: Direkte Anbindung an DATEV Unternehmen online und Export als DATEV-Buchungsstapel für die nahtlose Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater.
• E-Rechnung-ready: Vollständige Unterstützung von XRechnung und ZUGFeRD-Formaten – bereit für die E-Rechnungspflicht ab 2025.
• Intelligente Kategorisierung: Automatische Zuordnung zu SKR03/SKR04-Konten basierend auf KI-Analyse des Beleginhalts.
• Multi-Mandanten-fähig: Ideal für Steuerberater, die mehrere Mandanten betreuen.

Vorteile für deutsche Unternehmen

• ✅ 100 % GoBD-konform mit Verfahrensdokumentation
• ✅ Entwickelt für den deutschen Markt – alle Steuersätze und Sonderregelungen berücksichtigt
• ✅ DATEV-Schnittstelle inklusive
• ✅ Support auf Deutsch
• ✅ Server-Standort in Deutschland (DSGVO-konform)
• ✅ Automatische Erkennung von Reverse-Charge-Rechnungen und innergemeinschaftlichen Erwerben

Preise

• Starter: Ab 9 EUR/Monat – für Freiberufler und Kleinunternehmer
• Professional: Ab 29 EUR/Monat – für kleine und mittlere Unternehmen
• Enterprise: Auf Anfrage – für größere Unternehmen und Steuerberater

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2. DATEV Unternehmen online

DATEV Unternehmen online ist die Cloud-Plattform der DATEV eG, die speziell für die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberatern entwickelt wurde. Als Genossenschaft der steuerberatenden Berufe ist DATEV der Goldstandard in der deutschen Buchhaltung.

Hauptfunktionen

• Belegverwaltung: Upload und Verwaltung von Belegen direkt in der Cloud – mit automatischer Texterkennung.
• Kassenanbindung: Integration mit gängigen Kassensystemen für Einzelhandel und Gastronomie.
• Bank-Synchronisation: Automatischer Abgleich von Bankbewegungen mit Belegen.
• Lohn und Gehalt: Integrierte Lohnabrechnung über DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt.
• Auswertungen: BWA, Summen- und Saldenliste, offene Posten – alles auf Knopfdruck.

Vorteile

• ✅ Der Standard für die Zusammenarbeit mit Steuerberatern in Deutschland
• ✅ Vollständig GoBD-konform
• ✅ Umfangreiches Ökosystem (SmartCard, mIDentity, etc.)
• ✅ Höchste Datensicherheit (Rechenzentrum in Nürnberg)

Nachteile

• ❌ Benutzeroberfläche nicht modern – steile Lernkurve
• ❌ Preisstruktur komplex und relativ teuer
• ❌ Nur nutzbar in Zusammenarbeit mit einem DATEV-Steuerberater
• ❌ Eingeschränkte Automatisierung bei der Belegerfassung im Vergleich zu spezialisierten Lösungen

Preise

Ab ca. 25 EUR/Monat (wird über den Steuerberater abgerechnet, Preise variieren je nach Kanzlei und Leistungsumfang).

3. lexoffice von Lexware

lexoffice ist eine der beliebtesten Cloud-Buchhaltungslösungen für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen in Deutschland. Die Software der Haufe Group bietet eine intuitive Benutzeroberfläche und deckt von der Belegerfassung bis zur Umsatzsteuer-Voranmeldung via ELSTER den gesamten Buchhaltungsprozess ab.

Hauptfunktionen

• Belegerfassung per App: Belege fotografieren und automatisch erkennen lassen – mit OCR und automatischer Kategorisierung.
• Umsatzsteuer-Voranmeldung: Automatische Erstellung und Übermittlung der UStVA an das Finanzamt via ELSTER.
• Rechnungserstellung: Professionelle Rechnungen und Angebote mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG.
• Banking-Integration: Anbindung an über 4.000 Banken für automatischen Zahlungsabgleich.
• Lohnabrechnung: Integrierte Gehaltsabrechnung für bis zu 50 Mitarbeiter (im XL-Tarif).
• EÜR und Bilanz: Unterstützung sowohl der Einnahmen-Überschuss-Rechnung als auch der doppelten Buchführung nach HGB.

Vorteile

• ✅ Sehr benutzerfreundlich – auch ohne Buchhaltungskenntnisse nutzbar
• ✅ GoBD-zertifiziert
• ✅ DATEV-Export möglich
• ✅ Faire Preise für Einsteiger
• ✅ ELSTER-Anbindung für UStVA

Nachteile

• ❌ Begrenzte Funktionen für größere Unternehmen
• ❌ Keine Multi-Mandanten-Fähigkeit
• ❌ Reisekostenabrechnung nur eingeschränkt

Preise

• S (EÜR): 7,90 EUR/Monat
• M (+ Rechnungen): 13,90 EUR/Monat
• L (+ Lohn): 19,90 EUR/Monat
• XL (Bilanz + Lohn): 29,90 EUR/Monat

4. sevDesk

sevDesk ist eine weitere beliebte Cloud-Buchhaltungslösung aus Deutschland, die sich besonders an Gründer, Freiberufler und kleine Unternehmen richtet. Mit Sitz in Offenburg bietet sevDesk eine moderne, intuitive Plattform für das gesamte Rechnungswesen.

Hauptfunktionen

• Intelligente Belegerfassung: KI-gestützte OCR-Erkennung mit automatischer Zuordnung zu Buchungskategorien.
• Angebote und Rechnungen: Erstellung rechtskonformer Dokumente mit automatischer Mahnfunktion.
• Banking: Anbindung an zahlreiche deutsche Banken mit automatischem Kontoabgleich.
• Kassenbuch: Digitales Kassenbuch für Bargeschäfte – GoBD-konform.
• API: Offene Schnittstelle für individuelle Integrationen und Automatisierungen.

Vorteile

• ✅ Moderne, ansprechende Benutzeroberfläche
• ✅ GoBD-zertifiziert durch unabhängigen Wirtschaftsprüfer
• ✅ DATEV-Export
• ✅ Gute mobile App
• ✅ Steuerberater-Zugang inklusive

Nachteile

• ❌ Reisekostenabrechnung nicht integriert
• ❌ Keine Lohnabrechnung
• ❌ Bei komplexen Buchungsfällen limitiert

Preise

• Rechnung: 8,90 EUR/Monat
• Buchhaltung: 17,90 EUR/Monat
• Warenwirtschaft: 42,90 EUR/Monat

5. SAP Concur

SAP Concur ist die Enterprise-Lösung für Reisekosten- und Spesenmanagement und wird weltweit von Großunternehmen eingesetzt. In Deutschland nutzen zahlreiche DAX-Konzerne und große Mittelständler die Plattform.

Hauptfunktionen

• Concur Expense: Umfassendes Spesenmanagement mit automatischer Belegerfassung, Genehmigungsworkflows und Policy-Prüfung.
• Concur Travel: Integrierte Reisebuchung mit Verknüpfung zu Firmenkreditkarten und Reiserichtlinien.
• Concur Invoice: Rechnungsverarbeitung für Kreditorenbuchhaltung.
• Audit & Compliance: Automatische Prüfung auf Doppelerfassungen, Richtlinienverstöße und Betrugsversuche.
• Analytics: Umfangreiche Reporting- und Analysefunktionen für CFOs und Controlling.

Vorteile

• ✅ Marktführer im Enterprise-Segment
• ✅ Unterstützung deutscher Reisekostenpauschalen
• ✅ SAP-Integration (S/4HANA, ERP)
• ✅ Mehrmandantenfähig und global einsetzbar
• ✅ Umfangreiche Compliance-Funktionen

Nachteile

• ❌ Sehr hohe Kosten – erst ab ca. 100 Nutzern wirtschaftlich
• ❌ Komplexe Implementierung (typisch 3–6 Monate)
• ❌ Benutzeroberfläche teilweise veraltet
• ❌ Für KMU überdimensioniert

Preise

Auf Anfrage – typischerweise ab 8 EUR/Nutzer/Monat bei großen Abnahmemengen, Implementierungskosten im fünf- bis sechsstelligen EUR-Bereich.

6. Expensify

Expensify ist eine der international bekanntesten Spesenmanagement-Lösungen und bietet eine benutzerfreundliche Plattform mit starker mobiler App. Für den deutschen Markt gibt es einige Einschränkungen zu beachten.

Hauptfunktionen

• SmartScan: KI-gestützte Belegerfassung per Foto – erkennt Beträge, Datum und Anbieter automatisch.
• Automatische Kategorisierung: Zuordnung von Ausgaben zu vordefinierten Kategorien.
• Genehmigungsworkflows: Mehrstufige Freigabeprozesse für Teams und Abteilungen.
• Firmenkreditkarten-Integration: Automatischer Import von Kreditkartentransaktionen.
• Erstattung: Direkte Erstattung an Mitarbeiter über verschiedene Zahlungswege.

Vorteile

• ✅ Sehr intuitive mobile App
• ✅ Gute OCR-Qualität
• ✅ Integration mit vielen internationalen Buchhaltungslösungen
• ✅ Kostenloser Plan für Einzelnutzer

Nachteile

• ❌ Keine native DATEV-Schnittstelle
• ❌ GoBD-Konformität nicht zertifiziert
• ❌ Keine deutschen Reisekostenpauschalen integriert
• ❌ Support primär auf Englisch
• ❌ Server in den USA – DSGVO-Bedenken
• ❌ Keine automatische USt-Prüfung nach § 14 UStG

Preise

• Free: 0 EUR – für Einzelnutzer mit Basisfunktionen
• Collect: Ab 5 EUR/Nutzer/Monat
• Control: Ab 9 EUR/Nutzer/Monat

Hinweis: Für deutsche Unternehmen empfehlen wir, Expensify mit einer deutschen Buchhaltungslösung wie Bill.Dock zu kombinieren, um GoBD-Konformität und DATEV-Anbindung sicherzustellen.

7. Spendesk

Spendesk ist eine europäische Spend-Management-Plattform aus Frankreich, die in Deutschland zunehmend an Bedeutung gewinnt. Die Lösung kombiniert virtuelle und physische Firmenkreditkarten mit Spesenmanagement und Rechnungsverarbeitung.

Hauptfunktionen

• Firmenkarten: Virtuelle und physische Visa-Karten mit individuellen Budgetlimits pro Mitarbeiter.
• Ausgabenanträge: Mitarbeiter beantragen Ausgaben digital – Manager genehmigen per App.
• Belegerfassung: Automatische Zuordnung von Belegen zu Kartentransaktionen.
• Rechnungsverarbeitung: Digitaler Eingangsrechnungs-Workflow mit Freigabeprozessen.
• Budgetkontrolle: Echtzeit-Übersicht über alle Ausgaben nach Teams, Projekten oder Kostenstellen.

Vorteile

• ✅ Europäische Lösung mit DSGVO-Konformität
• ✅ DATEV-Export verfügbar
• ✅ Gute Budgetkontrolle in Echtzeit
• ✅ Deutsche Benutzeroberfläche und Support

Nachteile

• ❌ Preise auf Anfrage – wenig Transparenz
• ❌ Mindestens 25 Nutzer empfohlen
• ❌ GoBD-Konformität nicht vollständig zertifiziert
• ❌ Reisekostenabrechnung nach deutschen Pauschalen begrenzt

Preise

Auf Anfrage – typischerweise ab 49 EUR/Nutzer/Monat (inkl. Firmenkarte).

8. Pleo

Pleo ist eine dänische Spend-Management-Plattform, die sich als „intelligente Firmenkarte" positioniert. In Deutschland ist Pleo seit 2021 aktiv und hat sich schnell einen Namen gemacht – insbesondere bei Startups und wachsenden Unternehmen.

Hauptfunktionen

• Firmenkarten: Physische und virtuelle Visa-Karten für jeden Mitarbeiter mit individuellen Limits.
• Automatische Belegzuordnung: Belege per App fotografieren – Pleo ordnet sie automatisch der richtigen Transaktion zu.
• Ausgabenkategorien: Automatische Kategorisierung mit anpassbaren Regeln.
• Erstattungen: Auslagen von Mitarbeitern direkt über die Plattform erstatten.
• Integrationen: Anbindung an DATEV, lexoffice, sevDesk und weitere deutsche Buchhaltungslösungen.

Vorteile

• ✅ Sehr benutzerfreundliche App
• ✅ DATEV-Integration
• ✅ Kostenloser Einstiegstarif
• ✅ Europäisches Unternehmen (DSGVO-konform)
• ✅ Deutsche Benutzeroberfläche

Nachteile

• ❌ Reisekostenpauschalen nach EStG nicht vollständig abgedeckt
• ❌ GoBD-Konformität in Eigenverantwortung des Nutzers
• ❌ Begrenzte Reporting-Funktionen im Basistarif

Preise

• Starter: 0 EUR/Monat (bis 3 Nutzer)
• Essential: 39 EUR/Monat (unbegrenzte Nutzer)
• Advanced: 89 EUR/Monat
• Beyond: Auf Anfrage

9. Moss (ehemals Vanta)

Moss ist eine Berliner Spend-Management-Plattform, die speziell für den europäischen – und insbesondere den deutschen – Markt entwickelt wurde. Als deutsches Unternehmen versteht Moss die lokalen Anforderungen an Buchhaltung und Compliance besonders gut.

Hauptfunktionen

• Firmenkreditkarten: Visa-Karten mit flexiblen Limits und sofortiger Ausgabenkontrolle.
• Rechnungsmanagement: Digitaler Workflow für Eingangsrechnungen mit Genehmigungsprozessen.
• Belegmanagement: Automatische Erfassung und Zuordnung von Belegen.
• Erstattungen: Auslagen digital einreichen und per SEPA-Überweisung erstatten lassen.
• Budgets: Teambasierte Budgets mit Echtzeit-Tracking.
• Buchhaltungsexport: Nahtloser Export in DATEV, lexoffice, sevDesk und weitere Systeme.

Vorteile

• ✅ Made in Germany – volle Ausrichtung auf den deutschen Markt
• ✅ GoBD-konform
• ✅ Native DATEV-Schnittstelle
• ✅ DSGVO-konform mit deutschen Servern
• ✅ Sehr guter deutscher Support

Nachteile

• ❌ Reisekostenabrechnung nur über Partnerlösungen
• ❌ Mindestvolumen für Firmenkarten erforderlich
• ❌ Weniger geeignet für Einzelunternehmer

Preise

• Starter: 0 EUR/Monat (begrenzte Funktionen)
• Team: Ab 250 EUR/Monat
• Enterprise: Auf Anfrage

10. Circula

Circula ist eine Berliner Lösung, die sich auf Reisekostenabrechnung und Spesenmanagement spezialisiert hat – und dabei die deutschen Steuervorschriften besonders gut abbildet. Circula ist einer der wenigen Anbieter, der die komplexen deutschen Reisekostenpauschalen vollständig automatisiert.

Hauptfunktionen

• Reisekostenabrechnung: Vollständig automatisiert nach deutschen Pauschalen (Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungspauschale, Kilometergeld) gemäß EStG.
• Belegerfassung: OCR-Erkennung mit automatischer Prüfung auf Pflichtangaben.
• Mitarbeiter-Benefits: Verwaltung steuerfreier Sachbezüge (44-EUR-Grenze, jetzt 50 EUR), Essenszuschüsse und Internetpauschale.
• Firmenkreditkarten: Physische und virtuelle Karten mit Ausgabenkontrolle.
• Auslandspauschalen: Automatische Berechnung nach den jährlich aktualisierten BMF-Pauschalen für Auslandsreisen.

Vorteile

• ✅ Beste Lösung für deutsche Reisekostenabrechnung
• ✅ GoBD-konform und vom Wirtschaftsprüfer zertifiziert
• ✅ DATEV-Schnittstelle
• ✅ Automatische Berechnung aller deutschen Pauschalen
• ✅ Steuerfreie Mitarbeiter-Benefits integriert
• ✅ Made in Germany, DSGVO-konform

Nachteile

• ❌ Weniger geeignet für Einzelunternehmer
• ❌ Buchhaltungsfunktionen begrenzt (kein vollständiges Buchhaltungssystem)
• ❌ Preise im oberen Segment

Preise

• Travel & Expense: Ab 6 EUR/Mitarbeiter/Monat
• Cards & Invoices: Ab 8 EUR/Mitarbeiter/Monat
• Benefits: Ab 3 EUR/Mitarbeiter/Monat
• All-in-One: Ab 12 EUR/Mitarbeiter/Monat

11. Ramp

Ramp ist eine US-amerikanische Spend-Management-Plattform, die sich durch starke Automatisierung und KI-gestützte Einsparpotenziale auszeichnet. In Deutschland ist Ramp noch nicht mit einer eigenen Firmenkarte verfügbar, kann aber als Spesenmanagement-Tool genutzt werden.

Hauptfunktionen

• KI-gestützte Ausgabenanalyse: Automatische Erkennung von Einsparmöglichkeiten und doppelten Abonnements.
• Automatische Kategorisierung: KI-basierte Zuordnung von Ausgaben zu Kategorien.
• Virtuelle Karten: Erstellung virtueller Karten für einzelne Anbieter oder Projekte.
• Rechnungsverarbeitung: Digitaler Workflow für Eingangsrechnungen.
• Integrationen: Anbindung an QuickBooks, Xero, NetSuite (keine nativen deutschen Integrationen).

Vorteile

• ✅ Starke KI-Funktionen für Ausgabenoptimierung
• ✅ Kostenloser Basistarif
• ✅ Moderne Benutzeroberfläche

Nachteile

• ❌ Nicht für den deutschen Markt optimiert
• ❌ Keine DATEV-Integration
• ❌ Keine GoBD-Konformität
• ❌ Keine deutschen Reisekostenpauschalen
• ❌ Keine USt-Prüfung nach deutschem Recht
• ❌ Firmenkarten nur in den USA verfügbar
• ❌ Support nur auf Englisch

Preise

• Free: 0 EUR/Monat
• Plus: Ab 12 EUR/Nutzer/Monat
• Enterprise: Auf Anfrage

Für deutsche Unternehmen empfehlen wir stattdessen eine lokale Lösung wie Bill.Dock oder Circula, die speziell auf die Anforderungen des deutschen Steuerrechts ausgelegt sind.

12. Payhawk

Payhawk ist eine europäische Spend-Management-Plattform aus Bulgarien, die Firmenkreditkarten, Spesenmanagement und Rechnungsverarbeitung in einer Lösung vereint. Payhawk hat eine starke Präsenz in Europa aufgebaut und bietet gute Unterstützung für den deutschen Markt.

Hauptfunktionen

• Firmenkarten: Visa-Commercial-Karten mit flexiblen Limits und Cashback-Programm.
• Spesenmanagement: Automatische Belegerfassung und -zuordnung mit OCR.
• Rechnungsverarbeitung: End-to-End-Workflow für Eingangsrechnungen.
• Multi-Entity: Verwaltung mehrerer Gesellschaften in einer Plattform.
• ERP-Integration: Anbindung an SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Xero, QuickBooks.

Vorteile

• ✅ Starke Enterprise-Funktionen
• ✅ Europäische Lösung (DSGVO-konform)
• ✅ DATEV-Export möglich
• ✅ Multi-Currency und Multi-Entity
• ✅ Guter deutscher Support

Nachteile

• ❌ Preise im Premium-Segment
• ❌ Reisekostenpauschalen nach EStG nicht vollständig integriert
• ❌ GoBD-Konformität nicht explizit zertifiziert

Preise

Auf Anfrage – typischerweise ab 200 EUR/Monat für kleine Teams.

Vergleichstabelle: Alle 12 Lösungen auf einen Blick

Legende: ✅ = Vollständig unterstützt | 📤 = Export möglich | ⚠️ = Eingeschränkt | ❌ = Nicht verfügbar

So wählen Sie die richtige Spesenmanagement-Software

Die Wahl der richtigen Lösung hängt von Ihrer spezifischen Situation ab. Hier unsere Empfehlungen nach Unternehmenstyp:

Für Freiberufler und Einzelunternehmer

Als Freiberufler oder Kleinunternehmer (§ 19 UStG) brauchen Sie eine einfache, kostengünstige Lösung, die:

• Belege schnell per App erfasst
• Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) unterstützt
• Daten an Ihren Steuerberater übergeben kann
• GoBD-konform archiviert

Unsere Empfehlung: Bill.Dock (Starter) oder lexoffice (S-Tarif)

Für GmbHs und kleine Kapitalgesellschaften

Als GmbH müssen Sie eine doppelte Buchführung nach HGB führen und einen Jahresabschluss erstellen. Ihre Spesenmanagement-Lösung sollte:

• SKR03/SKR04-Konten unterstützen
• Eine DATEV-Schnittstelle für den Steuerberater bieten
• Vorsteuer automatisch korrekt erfassen
• Bewirtungsbelege nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG gesondert behandeln

Unsere Empfehlung: Bill.Dock (Professional) + DATEV Unternehmen online

Für Unternehmen mit Reisetätigkeit

Wenn Ihre Mitarbeiter regelmäßig Dienstreisen unternehmen, benötigen Sie eine Lösung, die:

• Verpflegungsmehraufwand automatisch berechnet (14 EUR / 28 EUR Pauschalen)
• Auslandspauschalen nach BMF-Schreiben kennt
• Kilometergeld (0,30 EUR/km) abrechnet
• Bewirtungsbelege korrekt erfasst

Unsere Empfehlung: Circula (Travel & Expense) oder Bill.Dock + Circula als Kombination

Für Konzerne und Großunternehmen

Großunternehmen mit 100+ Mitarbeitern, internationaler Präsenz und komplexen Genehmigungsworkflows sollten auf Enterprise-Lösungen setzen:

Unsere Empfehlung: SAP Concur oder Payhawk (Enterprise)

Für Startups und wachsende Unternehmen

Startups brauchen flexible, schnell skalierbare Lösungen mit Firmenkarten:

Unsere Empfehlung: Moss, Pleo oder Spendesk

Checkliste: Pflichtfunktionen für deutsche Unternehmen

Bevor Sie sich für eine Spesenmanagement-Software entscheiden, prüfen Sie diese Checkliste:

1. GoBD-Konformität: Ist die Software GoBD-konform? Gibt es ein Zertifikat oder eine Verfahrensdokumentation?
2. DATEV-Schnittstelle: Können Daten direkt an DATEV übergeben werden? (Wichtig für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater)
3. USt-Handling: Werden 19 %, 7 %, Reverse Charge und innergemeinschaftliche Erwerbe korrekt verarbeitet?
4. § 14 UStG-Prüfung: Prüft die Software eingehende Rechnungen auf Pflichtangaben?
5. Reisekostenpauschalen: Sind die deutschen Pauschalen (Verpflegung, Übernachtung, Kilometer) integriert?
6. DSGVO: Wo stehen die Server? Ist die Datenverarbeitung DSGVO-konform?
7. E-Rechnung: Werden XRechnung und ZUGFeRD unterstützt?
8. Banking: Ist eine Anbindung an deutsche Banken möglich?
9. SKR03/SKR04: Werden die deutschen Standard-Kontenrahmen unterstützt?
10. ELSTER: Kann die UStVA direkt an das Finanzamt übermittelt werden?

Besondere Buchungsfälle im deutschen Steuerrecht

Eine gute Spesenmanagement-Software sollte diese typisch deutschen Buchungsfälle beherrschen:

Bewirtungsbelege (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG)

Geschäftliche Bewirtungskosten sind nur zu 70 % als Betriebsausgabe absetzbar. Die Software sollte:

• Bewirtungsbelege automatisch erkennen
• Die 70/30-Aufteilung automatisch vornehmen
• Die Pflichtangaben (Anlass, Teilnehmer, Höhe) prüfen

Geschenke an Geschäftspartner (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG)

Geschenke an Geschäftspartner sind nur bis 50 EUR netto pro Person und Jahr als Betriebsausgabe abzugsfähig (seit 2024). Die Software sollte diese Grenze pro Empfänger tracken.

Häusliches Arbeitszimmer (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG)

Die Homeoffice-Pauschale beträgt 6 EUR pro Tag (maximal 1.260 EUR pro Jahr). Eine moderne Spesenmanagement-Lösung sollte auch diese Pauschale erfassen können.

Privatanteil bei gemischter Nutzung

Bei gemischt genutzten Wirtschaftsgütern (z. B. Smartphone, Laptop) muss der Privatanteil korrekt ermittelt und die Vorsteuer entsprechend gekürzt werden.

Zukunftstrends im Spesenmanagement

E-Rechnung wird Pflicht

Ab 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 (Unternehmen > 800.000 EUR Umsatz) bzw. 2028 (alle Unternehmen) wird auch die Ausstellung von E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend. Wählen Sie eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD bereits heute unterstützt.

KI-gestützte Belegerfassung

Künstliche Intelligenz wird die Belegerfassung revolutionieren. Moderne Lösungen wie Bill.Dock setzen bereits KI ein, um:

• Belege automatisch zu kategorisieren
• Fehlende Pflichtangaben zu erkennen
• Doppelte Erfassungen zu verhindern
• Anomalien und potenzielle Fehler zu identifizieren

Open Banking und PSD2

Die europäische Zahlungsdiensterichtlinie PSD2 ermöglicht den direkten Zugriff auf Bankkonten. Dies erlaubt eine automatische Zuordnung von Zahlungen zu Belegen – in Echtzeit.

Embedded Finance

Immer mehr Spesenmanagement-Lösungen bieten eigene Firmenkarten, Bankkonten und Zahlungsfunktionen an. Der Trend geht zu All-in-One-Plattformen, die Ausgaben, Karten und Banking in einer Lösung vereinen.

Fazit: Die beste Spesenmanagement-Software für Deutschland

Die Wahl der richtigen Spesenmanagement-Software hängt von der Größe Ihres Unternehmens, Ihren spezifischen Anforderungen und Ihrem Budget ab. Für den deutschen Markt ist es entscheidend, eine Lösung zu wählen, die:

• GoBD-konform archiviert und eine Verfahrensdokumentation bereitstellt
• Die DATEV-Schnittstelle für die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater bietet
• Umsatzsteuer korrekt nach deutschem Recht verarbeitet
• Deutsche Reisekostenpauschalen beherrscht
• Die E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) unterstützt

Unsere Top-Empfehlungen:

1. Bill.Dock – Beste Gesamtlösung für Belegerfassung und DATEV-Anbindung
2. Circula – Beste Lösung für Reisekostenabrechnung
3. lexoffice – Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis für Selbstständige
4. Moss – Beste Firmenkarten-Lösung Made in Germany
5. SAP Concur – Beste Enterprise-Lösung

👉 Starten Sie jetzt kostenlos mit Bill.Dock und erleben Sie, wie einfach GoBD-konforme Belegerfassung sein kann.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was bedeutet GoBD-konform?

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form". Eine GoBD-konforme Software stellt sicher, dass digitale Belege unveränderbar, nachvollziehbar und revisionssicher archiviert werden – und die Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren eingehalten werden.

Brauche ich eine DATEV-Schnittstelle?

Wenn Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten – und das tun die meisten deutschen Unternehmen – ist eine DATEV-Schnittstelle nahezu unverzichtbar. Sie ermöglicht den reibungslosen Datenaustausch und spart beiden Seiten erheblich Zeit.

Was ist der Unterschied zwischen USt und MwSt?

Umsatzsteuer (USt) und Mehrwertsteuer (MwSt) bezeichnen dasselbe: die Steuer, die auf den Verkauf von Waren und Dienstleistungen erhoben wird. Der rechtlich korrekte Begriff ist „Umsatzsteuer" (geregelt im UStG), im Alltag wird häufig „Mehrwertsteuer" verwendet.

Welche Steuersätze gelten in Deutschland?

In Deutschland gelten zwei Umsatzsteuersätze: Der Regelsteuersatz von 19 % und der ermäßigte Steuersatz von 7 % (z. B. für Lebensmittel, Bücher, Zeitschriften, öffentlichen Nahverkehr).

Kann ich Papierbelege nach dem Scannen vernichten?

Ja, gemäß den GoBD dürfen Papierbelege nach ordnungsgemäßer Digitalisierung vernichtet werden, sofern die digitale Kopie dem Original bildlich und inhaltlich entspricht, ein Zeitstempel erfasst wurde und eine Verfahrensdokumentation vorliegt. Ausnahme: Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und bestimmte Zolldokumente müssen weiterhin im Original aufbewahrt werden.

Was kostet Spesenmanagement-Software in Deutschland?

Die Preise variieren stark: Von 0 EUR (Pleo Starter, Moss Starter) über 7,90 EUR/Monat (lexoffice) bis hin zu mehreren hundert Euro pro Monat für Enterprise-Lösungen. Für die meisten KMU liegt der Sweet Spot bei 10 bis 30 EUR pro Monat.

Was muss ich bei der Kleinunternehmerregelung beachten?

Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen (Umsatz im Vorjahr unter 22.000 EUR und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 50.000 EUR), weisen Sie keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen aus und haben keinen Vorsteuerabzug. Ihre Spesenmanagement-Software sollte diesen Sonderstatus berücksichtigen können.