Spesenabrechnung Vorlage – kostenlos online erstellen
Kostenlose Spesenabrechnung für Deutschland, Österreich und Schweiz. Online ausfüllen, als PDF oder Excel exportieren.
Spesenabrechnung
Kostenlos erstellen und exportieren
Kopfdaten
Spesen-Positionen
So funktioniert die Spesenabrechnung Vorlage
Mit dieser kostenlosen Spesenabrechnung Vorlage erstellen Sie professionelle Abrechnungen in wenigen Minuten. Das Tool berechnet die MwSt automatisch und unterstützt den Export als PDF und Excel - ideal für die Abgabe beim Arbeitgeber, Steuerberater oder Finanzamt.
Spesenabrechnung erstellen in 4 Schritten
- 1. Kopfdaten eingeben: Tragen Sie Ihren Namen, die Personalnummer, Abteilung und den Abrechnungszeitraum ein. Diese Angaben erscheinen auf der exportierten Abrechnung.
- 2. Land auswählen: Wählen Sie Deutschland, Österreich oder die Schweiz. Die verfügbaren MwSt-Sätze passen sich automatisch an.
- 3. Spesen erfassen: Fügen Sie für jeden Beleg eine Position hinzu. Geben Sie Datum, Kategorie, Beschreibung und den Nettobetrag ein. Der Bruttobetrag wird automatisch berechnet.
- 4. Exportieren: Laden Sie Ihre fertige Spesenabrechnung als PDF oder Excel-Datei herunter.
Welche Spesen können abgerechnet werden?
Typische erstattungsfähige Spesen umfassen:
- Reisekosten: Bahntickets, Flüge, Mietwagen, Taxi
- Verpflegung: Verpflegungsmehraufwand, Geschäftsessen
- Übernachtung: Hotelkosten bei Dienstreisen
- Fahrtkosten: Kilometerpauschale für eigenes Fahrzeug
- Büromaterial: Arbeitsmittel, die selbst angeschafft wurden
- Kommunikation: Dienstliche Telefonate, Internetkosten
- Bewirtung: Geschäftsessen mit Kunden oder Partnern
MwSt-Sätze nach Land
| Land | Normalsatz | Ermäßigt |
|---|---|---|
| Deutschland | 19% | 7% |
| Österreich | 20% | 13% / 10% |
| Schweiz | 8,1% | 2,6% |
Tipps für die Spesenabrechnung
- Belege aufbewahren: Bewahren Sie alle Originalbelege mindestens 10 Jahre auf (gesetzliche Aufbewahrungspflicht).
- Zeitnah einreichen: Reichen Sie Spesenabrechnungen regelmäßig ein - idealerweise monatlich.
- Vollständig dokumentieren: Notieren Sie bei jedem Beleg den geschäftlichen Anlass.
- Pauschalen nutzen: Für Verpflegung und Fahrtkosten gelten oft Pauschalen, die keine Einzelbelege erfordern.
Tipp: Automatisch mit Bill.Dock
Mit der Bill.Dock App fotografieren Sie Ihre Belege einfach ab. Die KI erkennt automatisch Datum, Betrag, MwSt und Kategorie. Die Spesenabrechnung erstellt sich quasi von selbst.
Häufige Fragen zur Spesenabrechnung
Eine Spesenabrechnung ist eine Aufstellung aller beruflich veranlassten Ausgaben, die ein Arbeitnehmer oder Selbstständiger seinem Arbeitgeber bzw. dem Finanzamt zur Erstattung oder steuerlichen Absetzung vorlegt. Sie enthält typischerweise Datum, Kategorie, Beschreibung und Betrag jeder Ausgabe.
Erstattungsfähig sind beruflich veranlasste Ausgaben wie Reisekosten (Bahn, Flug, Taxi), Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten, Fahrtkosten mit dem eigenen PKW, Arbeitsmittel, Fachliteratur, Fortbildungskosten und Bewirtungskosten für Geschäftsessen.
In Deutschland gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für steuerlich relevante Belege. Bewahren Sie alle Originalbelege sicher auf oder scannen Sie diese für die digitale Archivierung. Mit Bill.Dock werden Ihre Belege automatisch digital gesichert.
In Deutschland gelten 2026 folgende Pauschalen: Bei 24 Stunden Abwesenheit 28€, bei 8-24 Stunden Abwesenheit 14€. An- und Abreisetage werden mit 14€ berechnet. Bei gestellten Mahlzeiten erfolgen Kürzungen (Frühstück 20%, Mittag/Abend je 40%).
Die Kilometerpauschale in Deutschland beträgt 0,30€ pro Kilometer für PKW. In Österreich sind es 0,42€/km, in der Schweiz 0,70 CHF/km. Für Motorräder und Fahrräder gelten niedrigere Sätze.
Grundsätzlich ja - das Finanzamt erwartet für jede Ausgabe einen Nachweis. Ausnahmen sind Pauschalen wie der Verpflegungsmehraufwand oder die Kilometerpauschale, für die keine Einzelbelege erforderlich sind.
Eine Reisekostenabrechnung ist eine spezielle Form der Spesenabrechnung, die sich auf Dienstreisen bezieht. Sie umfasst Fahrtkosten, Übernachtung und Verpflegung. Die Spesenabrechnung kann auch andere berufliche Ausgaben enthalten.
Ja, Selbstständige können beruflich veranlasste Ausgaben als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Die Regeln für Pauschalen (Verpflegungsmehraufwand, Kilometerpauschale) gelten gleichermaßen. Die Belege dienen als Nachweis gegenüber dem Finanzamt.